PDF verkleinern, damit es per E-Mail oder ins Portal passt.
Warum ausgerechnet Scans so groß werden
Ein zehnseitiger Vertrag aus Word hat oft nur 200 Kilobyte. Derselbe Vertrag, eingescannt, kommt schnell auf 20 Megabyte. Der Grund ist einfach: Das Word-Dokument speichert Buchstaben und Schriftinformationen, der Scan speichert Millionen einzelner Bildpunkte.
Verstärkt wird das durch die Einstellungen vieler Multifunktionsgeräte. Standardmäßig scannen sie in Farbe und mit 600 dpi — Werte, die für ein Foto sinnvoll sind, für ein Blatt mit schwarzer Schrift aber Verschwendung. Für lesbare Textdokumente reichen 200 bis 300 dpi in Graustufen völlig aus.
Was wie viel bringt
Bevor man an der Komprimierung dreht, lohnt der Blick darauf, was in der Datei überhaupt Platz belegt:
| Maßnahme | Typische Ersparnis | Geeignet für |
|---|---|---|
| Überflüssige Seiten entfernen | proportional zur Seitenzahl | Scans mit Leerseiten und Deckblättern |
| Seiten neu aufbauen und komprimieren | 60–90 % | gescannte Dokumente |
| Erneut scannen in Graustufen, 300 dpi | 50–80 % | wenn das Original noch verfügbar ist |
| Komprimieren eines reinen Textdokuments | kaum etwas, oft Zuwachs | nicht empfehlenswert |
Der letzte Punkt überrascht viele: Ein PDF, das direkt aus Word oder LaTeX erzeugt wurde, ist bereits extrem effizient gespeichert. Wird es in Bilder umgewandelt, wächst es sogar. Deshalb zeigt PDF komprimieren nach dem Vorgang immer den Vergleich an — wird die Datei größer, verwirft man das Ergebnis einfach.
Der schnellste Weg in drei Schritten
- Prüfen, ob Seiten überflüssig sind. Leere Rückseiten und Faxdeckblätter lassen sich mit PDF-Seiten löschen in Sekunden entfernen — jede gelöschte Seite spart ihren vollen Anteil.
- Mit der Stufe „ausgewogen“ komprimieren und das Ergebnis ansehen. Für Textseiten reicht das fast immer.
- Wenn es noch nicht passt, „stark verkleinern“ probieren und den Ausdruck kurz gegenprüfen.
Was dabei verloren geht
Beim Komprimieren werden Seiten als Bild neu aufgebaut. Danach lässt sich der Text nicht mehr markieren, kopieren oder durchsuchen. Bei einem eingescannten Dokument war das ohnehin nie möglich, bei einem digital erzeugten PDF ist es dagegen ein echter Verlust.
Wer den Inhalt später noch braucht, holt ihn vorher mit PDF Text extrahieren heraus und legt ihn zusätzlich ab.
Typische Grenzen beim Versand
Die meisten Mailanbieter akzeptieren Anhänge bis 20 oder 25 Megabyte, wobei die Kodierung des Anhangs die Datei um etwa ein Drittel aufbläht — 20 Megabyte Datei können also an einer 25-Megabyte-Grenze scheitern. Bewerbungsportale sind oft strenger und lassen nur 5 Megabyte je Datei zu, Behördenformulare manchmal nur 2.
Wenn mehrere Dokumente zusammen verschickt werden sollen, lohnt es sich, sie zuerst mit PDF zusammenfügen zu verbinden und erst danach zu komprimieren. Ein einziges komprimiertes Dokument ist meist kleiner als mehrere einzeln behandelte.