Foto auf 3,5 × 4,5 cm und die anderen Bewerbungsformate bringen — mit Dateigröße.
Warum eine einzige Datei erwartet wird
In vielen Stellenanzeigen steht der Hinweis, die Unterlagen bitte „in einer PDF-Datei“ zu senden. Das ist keine Schikane: In Bewerbungsmanagement-Systemen wird jede Datei einzeln geöffnet, und sieben Anhänge bedeuten sieben Klicks. Wer eine geordnete Datei schickt, macht es der lesenden Person leichter — und das ist der erste Eindruck.
Die übliche Reihenfolge
- Anschreiben
- Lebenslauf
- optional: Motivationsschreiben oder Projektübersicht
- Arbeitszeugnisse, das aktuellste zuerst
- Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise
- optional: Zertifikate und Fortbildungen
Ein Deckblatt ist möglich, aber nicht nötig. Wichtiger ist, dass die Reihenfolge stimmt und nichts doppelt vorkommt. Mit PDF zusammenfügen lassen sich die Dateien vor dem Verbinden per Pfeiltasten sortieren.
Zeugnisse liegen oft als Foto vor
Wer kein Scangerät hat, fotografiert die Zeugnisse mit dem Handy. Damit daraus ein ordentliches Dokument wird, sollten drei Dinge stimmen: gleichmäßiges Licht ohne Schatten, ein rechtwinkliger Aufnahmewinkel und ein neutraler Untergrund.
Anschließend wandelt JPG in PDF umwandeln die Aufnahmen in Seiten im A4-Format um. Wichtig ist die Option mit Seitenformat A4 statt Originalgröße — sonst entstehen Seiten in ungewöhnlichen Maßen, die beim Ausdruck seltsam wirken. Fotos vom iPhone liegen häufig als HEIC vor; sie werden automatisch mitverarbeitet, lassen sich aber auch vorher mit HEIC in JPG umwandeln aufbereiten.
Auf die Dateigröße achten
Viele Portale begrenzen den Upload auf 5 Megabyte. Mit fotografierten Zeugnissen ist diese Grenze schnell erreicht. Zwei Stellschrauben helfen:
- Beim Erzeugen des PDF eine mittlere Bildqualität wählen — für Text auf Papier reicht das völlig.
- Das fertige Dokument mit PDF komprimieren nachbearbeiten, falls es noch zu groß ist.
Als Faustregel: Unter 3 Megabyte ist man auf der sicheren Seite, unter 5 Megabyte fast immer.
Der Dateiname wird oft vergessen
Ein Name wie Bewerbung_Musterfrau_Sachbearbeitung.pdf ist eindeutig und lässt sich in einem Ordner mit 200 Bewerbungen wiederfinden. scan0001.pdf oder final_final_v3.pdf hinterlassen einen anderen Eindruck.
Datenschutz: Was in Bewerbungsunterlagen steckt
Anschrift, Geburtsdatum, Werdegang, Noten, oft ein Foto — Bewerbungsunterlagen gehören zu den sensibelsten Dokumenten, die Privatpersonen versenden. Wer sie zum Zusammenfügen auf einen fremden Server lädt, gibt eine vollständige Kopie aus der Hand.
Die PDF-Werkzeuge hier arbeiten deshalb ausschließlich im Browser: Die Dateien werden lokal gelesen, lokal zusammengesetzt und lokal gespeichert. Es gibt keinen Upload, keine Zwischenspeicherung und keine Löschfrist, auf die man sich verlassen muss.